Como escolher um sistema de RH: critérios e custo total
Guia da Convenia, fornecedora do setor, recomenda definir o tipo de solução antes do fornecedor e comparar propostas pelo custo em 12 meses.
Não existe um sistema de RH ideal para todas as empresas. O melhor é o que cobre as rotinas executadas todo mês, conversa com a contabilidade e com os outros sistemas em uso e cabe no orçamento quando se soma o custo de 12 meses. A conclusão é de um guia da Convenia, fornecedora de software de RH e departamento pessoal (DP).
Como a Convenia vende o produto, o guia a inclui entre as sugestões. Os critérios de comparação, no entanto, servem para qualquer fornecedor.
Sinais de que a planilha não basta
Segundo o guia, a planilha funciona enquanto há poucos colaboradores e poucas regras. Ela deixa de compensar quando aparecem situações como estas:
- dados do mesmo colaborador espalhados em planilhas, e-mails e pastas, com versões conflitantes;
- erros de folha, férias vencidas ou benefícios lançados fora do prazo que se repetem;
- horas do DP gastas para reunir informações da contabilidade e do eSocial;
- admissões e desligamentos que dependem de papel e de conferência manual;
- relatórios simples, como rotatividade e custo por área, montados à mão.
Com dois ou mais desses sinais, diz o texto, vale comparar sistemas. Em empresas muito pequenas e com poucos vínculos, uma ferramenta enxuta pode bastar.
Defina o tipo de sistema antes do fornecedor
O guia separa dois grupos. Os especialistas tratam de uma área, como recrutamento, desempenho ou clima. Os sistemas completos de RH e DP reúnem cadastro, admissão, documentos, férias e outras rotinas.
A recomendação é partir da dor principal. Se ela está na rotina do DP, o ponto de partida é um sistema completo. Se está na contratação, um sistema de recrutamento, desde que se verifique como ele se integra ao DP. Quem já tem DP resolvido e quer estruturar desempenho e clima pode complementar com um especialista. Quem usa um ERP deve perguntar ao fornecedor dele o que o módulo de RH cobre antes de contratar outro sistema.
Há ainda a forma de contratação. O sistema na nuvem é acessado pelo navegador, tem atualização feita pelo fornecedor e cobrança por assinatura. O instalado no servidor exige infraestrutura e equipe de TI. Para a maioria das pequenas e médias empresas, afirma o guia, a nuvem encurta a implantação e reduz a manutenção.
Funções essenciais e funções que dependem do cenário
Para o guia, nenhuma empresa precisa de todos os módulos existentes. Servem à maioria o cadastro único de colaboradores, a admissão digital com gestão de documentos, o controle de férias e ausências, a folha e o holerite, os relatórios e o portal do colaborador com perfis de acesso.
Dependem do caso recrutamento, avaliação de desempenho, pesquisa de clima, benefícios, controle de ponto, convenções coletivas e integrações com outros sistemas. Em cada um, o texto sugere perguntar ao fornecedor como o dado circula: se a vaga aprovada vira admissão sem redigitação, ou como as horas do ponto chegam à folha.
O que pesa além da lista de módulos
Dois sistemas com os mesmos módulos podem render resultados diferentes, diz o guia, e a diferença está em como o fornecedor implanta, atende, atualiza e protege o produto. Entram na comparação o cronograma de implantação, com a definição de quem migra os dados, e os canais e prazos de suporte. Também contam a forma como o fornecedor aplica mudanças do eSocial e de convenções coletivas, os controles de segurança e o tratamento de dados conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Sobre migração na prática, outra matéria nossa conta como a Flash migrou o sistema de benefícios para uma plataforma integrada sem parar a operação.
Como comparar o custo das propostas
O guia observa que a maioria dos fornecedores só informa preço em proposta e não traz valores de mercado. O que ele oferece é um método. A cobrança pode ser por colaborador, por faixa ou pacote, ou por licença de uso com taxa de manutenção. Implantação, treinamento, módulos extras, integrações e usuários adicionais podem vir fora da mensalidade.
A fórmula proposta para as propostas é: mensalidade multiplicada por 12, mais implantação, treinamento, módulos adicionais, integrações e horas internas de migração. Num exemplo com valores fictícios, o guia mostra que a proposta de menor mensalidade pode ter o maior custo no primeiro ano.
Antes de fechar, o texto recomenda perguntar sobre reajuste anual, fidelidade mínima, custo para cancelar ou exportar os dados e o que muda no valor quando a empresa abre filial ou contrata mais gente.
Etapas da escolha e erros frequentes
O processo descrito começa pelo mapeamento das dores do RH e do DP e pela formação de um time de decisão com RH, DP, financeiro, TI e ao menos um gestor usuário. Em seguida vêm a separação entre o obrigatório e o desejável, uma lista curta de três fornecedores e a demonstração com um roteiro de situações reais. Depois, o teste com dados reais, como uma admissão e um pedido de férias, e a negociação.
Entre os erros mais comuns, o guia cita decidir só pela mensalidade, deixar TI e financeiro de fora, não testar com dados da empresa e contratar módulos que ninguém usará.
Perguntas frequentes
Quando vale trocar a planilha por um sistema de RH?
Segundo o guia da Convenia, quando erros de folha ou férias se repetem, os dados dos colaboradores estão espalhados, o envio de informações à contabilidade e ao eSocial consome horas ou relatórios simples exigem trabalho manual. Com dois ou mais desses sinais, vale comparar sistemas.
Como comparar o preço de sistemas de RH?
Calculando o custo total em 12 meses: mensalidade vezes 12, mais implantação, treinamento, módulos adicionais, integrações e horas internas de migração. A menor mensalidade nem sempre resulta no menor custo.
Qual a diferença entre sistema de RH e sistema de folha de pagamento?
O de folha calcula salários, encargos e holerites. O de RH e DP cobre mais rotinas, como cadastro, admissão, documentos, férias e benefícios. Alguns incluem a folha; outros enviam as informações à contabilidade ou a outro sistema.
Todo sistema de RH tem controle de ponto?
Não. Alguns oferecem o ponto como módulo, outros se integram a aplicativos de ponto e outros não cobrem o tema. Empresas com escalas, turnos ou banco de horas devem perguntar como as horas chegam à folha.
