Imprevisto é regra: cinco lições de quem organiza eventos
Em artigo na Forbes Brasil, a sócia da Holding Clube diz que a gestão de eventos ensina a decidir rápido e a aprender com o que deu errado.
Juliana Ferraz, sócia da Holding Clube, reuniu cinco lições sobre como lidar com o que foge do planejado em um artigo de opinião na Forbes Brasil. Ela tem quase 30 anos de carreira em comunicação e eventos no Brasil, e as lições partem desse trabalho.
O intervalo entre o plano e o evento
Segundo Ferraz, quem trabalha com eventos convive com duas realidades: a que foi planejada nos mínimos detalhes meses antes e a que acontece ao vivo, quando o público chega. Nem sempre elas coincidem, e ela situa nesse intervalo o maior aprendizado da profissão.
A primeira lição é que o imprevisto é regra, não exceção. O planejamento reduz o risco, mas não o elimina. Para ela, é melhor entrar sabendo que o dia real nunca é idêntico ao dia no papel do que se surpreender a cada vez.
Plano B por escrito e decisão sem reunião
A segunda lição é ter um plano B pronto, e não apenas na cabeça. Ferraz dá como exemplo o Rock in Rio, em que choveu quase todos os dias, em alguns momentos com uma chuva forte, fora do padrão do inverno carioca. Os problemas se espalharam pela Cidade do Rock, e cada equipe tratou das suas questões conforme elas surgiam, sem esperar uma solução centralizada.
A terceira é que decidir rápido vale mais do que decidir com perfeição. No calor do evento, escreve ela, não há tempo para reunião de alinhamento. Quem trabalha nesse ritmo precisa confiar no próprio julgamento e agir com a informação que tem, mesmo incompleta.
Comunicação com a equipe e revisão depois
A quarta lição trata do time. Ninguém resolve um imprevisto sozinho, e a velocidade de reação depende de as pessoas se sentirem à vontade para avisar que algo deu errado, sem medo de represália.
A quinta é parar para olhar o que aconteceu. Cada imprevisto resolvido pode servir de material para o evento seguinte, mas só se alguém reservar um tempo, depois que a poeira baixar, para entender o que houve e por quê.
Ferraz fecha o texto dizendo que "controle absoluto é ilusão". O que se pode desenvolver, na avaliação dela, é a capacidade de se adaptar rápido e de manter a calma quando tudo ao redor pede pressa.
O texto é um artigo assinado e expressa a opinião da autora. A Forbes Brasil informa que os artigos assinados são de responsabilidade exclusiva dos autores e não refletem necessariamente a posição da publicação.