Dois fechamentos em dezembro no eSocial
Profissionais de RH e contabilidade precisam separar o cálculo do 13º salário da folha mensal para garantir conformidade com o eSocial e evitar erros na DCTFWeb e no FGTS Digital.
No mês de dezembro, o eSocial exige que empresas realizem dois fechamentos de folha de pagamento distintos: um mensal, referente ao salário do mês, e outro anual, exclusivo para o 13º salário. Essa separação é obrigatória e deve ser respeitada para garantir a correta apuração de tributos e encargos, especialmente na DCTFWeb e no FGTS Digital.
Por que duas folhas em dezembro?
O sistema opera com dois períodos de apuração: o mensal (AAAA-MM) e o anual (AAAA), este último destinado apenas ao 13º salário. Na folha mensal, são registrados os valores de remuneração de dezembro. Já na anual, entra o valor total do 13º, considerando os adiantamentos pagos entre fevereiro e novembro.
A contribuição previdenciária e o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF) sobre o 13º são calculados apenas na folha anual. Por isso, não é possível incluir o valor do 13º como parte da remuneração mensal de dezembro, mesmo que o pagamento ocorra nesse mês.
Como declarar o 13º no eSocial
A remuneração do 13º é registrada no evento S-1200 (Remuneração do Trabalhador) em dois momentos. A primeira parcela — o adiantamento — deve ser informada na folha mensal do mês em que foi paga, com natureza 5504. O envio deve ocorrer até o dia 15 do mês seguinte, antecipado caso caia em fim de semana ou feriado.
A segunda parcela, referente ao valor integral do 13º, é enviada em dezembro, com indApuracao = 2. Nessa etapa, o empregador informa o valor total, desconta o adiantamento já pago e registra as retenções de INSS e IRRF. O prazo para envio dos eventos S-1200 e S-1299 (Fechamento dos Eventos Periódicos) vai de 1º a 20 de dezembro, com antecipação em casos de feriado.
O evento S-1210 (Pagamentos de Rendimentos do Trabalho) é enviado na competência mensal em que o pagamento efetivo ocorreu, com o período de referência do 13º no formato AAAA. O prazo segue a regra geral: até o dia 15 do mês seguinte ao pagamento.
Conciliação de tributos e encargos
O INSS e o IRRF são calculados exclusivamente na folha anual. Já o FGTS tem regras distintas: o recolhimento sobre o adiantamento é feito no mês em que ele é pago. Na folha anual, o sistema considera apenas a diferença entre o valor total do 13º e a primeira parcela, evitando a tributação duplicada.
Os valores do FGTS sobre a segunda parcela são registrados na competência anual (13/AAAA) e podem ser recolhidos em guia separada ou unificada, com o mesmo prazo da folha de dezembro.
Verificações essenciais antes do fechamento
Antes de encerrar as duas folhas, é fundamental conferir se o valor total do 13º está correto, se todos os adiantamentos foram registrados nos meses certos e se o desconto da primeira parcela foi informado na folha anual.
Também é necessário validar as rubricas usadas, garantindo que tenham as incidências corretas de INSS, FGTS e IRRF. Empresas que não têm 13º a declarar não precisam enviar uma folha anual com movimento zero.
Para trabalhadores com remuneração variável — como comissões ou horas extras — ajustes no cálculo do 13º podem ocorrer após o fechamento da folha anual. O complemento pode ser pago até 10 de janeiro e deve ser informado na folha mensal de dezembro, com rubrica de natureza 5005, já cadastrada no evento S-1010 com as incidências aplicáveis.
A separação das duas apurações ajuda a evitar duplicidade de valores, inconsistências nos encargos e divergências entre o eSocial, a DCTFWeb e o FGTS Digital. Saiba mais sobre a gestão de tributos no eSocial.
Perguntas frequentes
O que acontece se eu somar o 13º ao salário mensal?
O sistema não aceita essa combinação. O cálculo do INSS e do IRRF sobre o 13º é feito apenas na folha anual. Somar os valores pode gerar divergências na DCTFWeb e no FGTS Digital.
Posso enviar a folha anual mesmo sem 13º a declarar?
Não. Empresas que não têm 13º a declarar não precisam enviar uma folha anual com movimento zero. O sistema não exige esse envio.
Quando devo informar o complemento do 13º?
O complemento pode ser pago até 10 de janeiro e deve ser informado na folha mensal de dezembro, com rubrica específica de natureza 5005.
O FGTS sobre o 13º é pago em guia separada?
Sim. O recolhimento do FGTS sobre a segunda parcela pode ser feito em guia separada ou unificada, com o mesmo prazo da folha de dezembro.
