Shopify corta 76 mil horas de reuniões com um memorando
A empresa redefiniu o valor do tempo em encontros, usando IA para questionar o que ainda precisa de reunião — um modelo que pode inspirar líderes no Brasil.
No início de 2023, colaboradores da Shopify voltaram das férias e encontraram algo inesperado: horários livres no calendário. Um memorando do diretor de operações, Kaz Nejatian, havia eliminado todas as reuniões recorrentes com três ou mais pessoas e proibido que fossem reagendadas por duas semanas. O objetivo era simples: recuperar tempo produtivo. Segundo a CNN, o gesto removeu quase 10 mil eventos, liberando mais de 76.500 horas de trabalho — tempo que poderia ser usado em atividades com maior impacto.
O que mudou na agenda da empresa
A ação foi mais do que um corte: foi um reset cultural. A Shopify retomou as quartas-feiras sem reuniões e estabeleceu uma janela de seis horas para encontros com mais de 50 participantes, sempre às quintas. A lógica era inverter o padrão: em vez de exigir justificativas para encerrar uma reunião, cada encontro passou a precisar provar que merecia existir. A ideia, como destaca a StartSe, é que o custo de manter uma reunião recorrente deve ser maior do que o benefício que ela gera.
Os resultados iniciais foram positivos. Segundo a Fortune, o tempo médio gasto em reuniões por funcionário caiu 14% nos primeiros cinco meses de 2023, em comparação com o mesmo período do ano anterior. Nas quartas-feiras, o recuo foi ainda mais acentuado: 26%. A empresa também passou a exibir, no calendário dos colaboradores, uma calculadora de custo por reunião. Uma reunião de 30 minutos com três pessoas, com base no salário médio dos participantes, pode custar entre US$ 700 e US$ 1.600. Com um executivo, o valor ultrapassa US$ 2.000.
Por que as reuniões recorrentes são difíceis de eliminar
O problema não está na ideia de reunião, mas na sua perpetuação. Muitas vezes, esses encontros surgem para resolver um problema específico — como acompanhar um projeto ou alinhar áreas —, mas permanecem mesmo após a solução. Sem um responsável claro para encerrá-las, elas se tornam hábitos, parte da rotina sem propósito claro. O Work Trend Index 2025, da Microsoft, mostra que metade das reuniões acontece nos horários de maior concentração, entre 9h e 11h e entre 13h e 15h. Além disso, as reuniões após as 20h cresceram 16% em um ano. O profissional médio é interrompido a cada dois minutos por e-mails, mensagens ou chamadas.
O que a IA muda na agenda
Com a evolução da inteligência artificial, muitas reuniões que existiam apenas para transmitir informações — como atualizações semanais, apresentações de dados ou check-ins — passam a ser desnecessárias. A IA consegue consolidar andamentos de projetos, resumir documentos, destacar desvios e responder perguntas em tempo real. O risco, como alerta a StartSe, é usar a IA apenas para documentar reuniões que já deveriam ter sido evitadas. Isso gera mais burocracia, não menos.
O que ainda exige encontro são três tipos de reunião: decisões com autoridade definida, conflitos reais entre áreas ou prioridades que não se resolvem por escrito, e encontros de construção — como criar algo novo, aprofundar relacionamentos ou desenvolver pessoas, onde o diálogo é o próprio trabalho.
Como fazer um reset sem caos
A Shopify fez um corte radical, mas com clareza de propósito e regras claras para o futuro. Para empresas menos acostumadas a mudanças bruscas, o caminho pode ser mais gradual. A StartSe, que publicou o artigo original, sugere quatro passos: listar as reuniões recorrentes da área, calcular seu custo em tempo e salários; perguntar, para cada uma, se a decisão que ela sustenta deixaria de ser tomada se ela acabasse — se a resposta for não, ela é candidata ao corte; substituir reuniões de status por atualizações assíncronas, com apoio da IA; e marcar uma data para revisar a agenda novamente, pois há tendência de as reuniões voltarem.
O maior desafio não é técnico. É liderar com exemplo: os gestores precisam cancelar suas próprias reuniões primeiro. A pergunta final, como propõe o texto original, é: se você apagasse sua agenda recorrente amanhã, quantas reuniões voltariam? A diferença entre o que volta e o que não é percebido revela o quanto o tempo está preso a hábitos, não a decisões reais.
Perguntas frequentes
A IA pode substituir todas as reuniões?
Não. A IA é eficaz para tarefas de transmissão de informação, como atualizações e resumos. Mas não substitui reuniões que exigem decisão com autoridade, resolução de conflitos reais ou construção de relacionamentos e ideias em grupo.
Por que as reuniões recorrentes são difíceis de eliminar?
Porque não há um responsável claro para encerrá-las. Elas se tornam hábitos, mesmo após o problema original ter sido resolvido, e são mantidas por convenção, não por necessidade.
Como medir o custo de uma reunião?
Com base no salário médio dos participantes e na duração. A StartSe destaca que uma reunião de 30 minutos com três pessoas pode custar entre US$ 700 e US$ 1.600.
O que fazer para evitar o retorno das reuniões?
Definir uma data para revisão da agenda. A experiência da Shopify mostra que, sem revisão programada, as reuniões tendem a voltar com o tempo.
Qual é o papel da liderança nesse processo?
Liderar com exemplo. O gestor que cancela suas próprias reuniões primeiro cria um ambiente onde a mudança é possível e sustentável.
